○国立大学法人信州大学の保有する個人情報の開示等に関する取扱要項
| (平成17年4月1日国立大学法人信州大学要項第16号) |
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第1 趣旨
この要項は，個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)により読み替えて適用する場合を含む。)に基づき，国立大学法人信州大学(以下「本法人」という。)の保有個人情報及び特定個人情報の開示等の取扱いについて，関係法令又は別に定めるもののほか，必要な事項を定める。
第2 定義
1 この要項における用語の意義は，次の各号に定めるところによる。
(1) 「個人情報」とは，個人情報保護法第2条第1項に規定する個人情報をいう。
[第2条第1項]
(2) 「保有個人情報」とは，本法人の役員又は職員(職員には，派遣労働者を含む。以下同じ。)が職務上作成し，又は取得した個人情報であって，当該役員又は職員が組織的に利用するものとして，本法人が保有しているものをいう。ただし，独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第2条第2項に規定する法人文書(同項第4号に掲げるものを含む。以下単に「法人文書」という。)に記録されているものに限る。
(3) 「個人番号」とは，番号法第7条第1項又は第2項の規定により，住民票コード(住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第7条第13号に規定する住民票コードをいう。以下同じ。)を変換して得られる番号であって，当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
(4) 「特定個人情報」とは，個人番号(個人番号に対応し，当該個人番号に代わって用いられる番号，記号その他の符号であって，住民票コード以外のものを含む。番号法第7条第1項及び第2項，第8条並びに第48条並びに附則第3条第1項から第3項まで及び第5項を除く。以下同じ。)をその内容に含む個人情報であって本法人が保有するものをいう。
(5) 「本人」とは，個人情報又は個人番号によって識別される特定の個人をいう。
2 この要項において「部局等」とは，国立大学法人信州大学組織に関する規則(平成17年国立大学法人信州大学規則第5号。)別表に掲げる各組織並びに内部監査室，学長府，総務部，財務部，学務部，研究推進部，国際部及び環境施設部をいう。
第3 受付等
1 保有個人情報及び特定個人情報(以下「保有個人情報等」という｡」)について，自己を本人とする個人情報保護法第76条に規定する開示請求，個人情報保護法第90条に規定する訂正請求又は個人情報保護法第98条に規定する利用停止請求(以下「開示請求等」という。)があった場合は，国立大学法人信州大学個人情報保護窓口(以下「個人情報保護窓口」という。)において次の各号に定めるところにより受け付けるものとする。
(1) 保有個人情報等について開示請求等をする者(以下「請求者」という。)に対し，国立大学法人信州大学法人文書管理規程(令和4年国立大学法人信州大学規程第172号)第16条第1項に規定する国立大学法人信州大学法人文書ファイル管理簿その他関連資料等を用いて，法人文書の特定に資する情報の提供に努めなければならないこと。
(2) 開示請求等を受け付けるときは，請求者に次に定める請求書を提出させるとともに，開示請求等に係る保有個人情報等の本人又はその法定代理人若しくは本人の委任による代理人であることを示す書類を提示又は提出させること。
イ 開示請求 保有個人情報開示請求書(別紙様式第1号)
ロ 訂正請求 保有個人情報訂正請求書(別紙様式第2号)
ハ 利用停止請求 保有個人情報利用停止請求書(別紙様式第3号)
(3) 訂正請求及び利用停止請求の受付は，保有個人情報等の開示を行った日から90日以内とすること。
(4) 第2号イに規定する保有個人情報開示請求書が提出された場合は，第4に定める開示請求にかかる手数料(以下「手数料」という。)を現金又は振込により徴収するものとすること。
(5) 開示請求等の請求書に形式上の不備があるときは，請求者に参考となる情報を提供し，その補正を求めることができること。
(6) 開示請求等の請求書を受理したときは，その写しを請求者に交付するとともに，開示請求のあった個人情報を保有する部局等に送付するものとすること。
2 本法人の個人情報保護窓口に係る業務は，総務部総務課において処理する。ただし，請求者の利便性を勘案し，教育学部，工学部，農学部及び繊維学部事務部において，当該学部に出向いた請求者と個人情報保護窓口との取次ぎを行うことができるものとする。
第4 手数料
1 請求者は，開示請求に係る保有個人情報等が記録されている法人文書1件につき300円を手数料として納めなければならない。
2 一の法人文書ファイルにまとめられた複数の法人文書又は相互に密接な関連を有する複数の法人文書に記録されている保有個人情報等の開示請求が1通の開示請求書によって行われた場合は，当該複数の法人文書を1件の法人文書とみなす。
3 1件の開示請求対象として特定できる保有個人情報等に，特定個人情報と保有個人情報とが混在している場合，これを1件の特定個人情報として取り扱うものとする。
4 第1項の規定にかかわらず，特定個人情報に係る開示請求に限り，経済的困難その他特別の理由があると認めるときは当該手数料を免除することができる。この場合において，当該免除を希望する請求者は，別紙様式第33号の開示請求に係る手数料の免除申請書(以下「免除申請書」という。)を提出するものとする。
[様式第33号]
5 前項に定める免除申請書が提出された場合，学長は，当該手数料の免除の可否を決定し，請求者に対し，別紙様式第34号又は第35号により通知する。
[様式第34号]
第5 開示等の検討
学長は，保有個人情報等の開示請求，訂正請求，利用停止請求に対する措置(以下「開示等」という。)を検討するに当たって，当該保有個人情報等を管理する部局等の長の意見を求めるとともに，総務担当の理事(以下「担当理事」という。)に意見を求めるものとする。
第6 開示等の決定
1 学長は，開示請求等について，個人情報保護法第77条第3項，個人情報保護法第91条第3項及び個人情報保護法第99条第3項に規定する補正に要した日数を除き，開示請求等があった日から30日以内に開示等の決定をするものとする。
2 学長は，個人情報保護法第83条第2項，個人情報保護法第94条第2項又は個人情報保護法第102条第2項の規定により開示等の決定を更に30日以内の期間で延長するときは，次の各号の様式により当該請求者に通知しなければならない。
(1) 開示請求 保有個人情報開示決定等期限延長通知書(別紙様式第4号)
(2) 訂正請求 保有個人情報訂正決定等期限延長通知書(別紙様式第5号)
(3) 利用停止請求 保有個人情報利用停止決定等期限延長通知書(別紙様式第6号)
3 学長は，個人情報保護法第84条の規定により開示請求に係る保有個人情報等のうちの相当の部分を除く残りの部分について開示等の決定をする期間を延長するときは，別紙様式第7号の保有個人情報開示決定等期限特例延長通知書により当該請求者に通知しなければならない。
[様式第7号]
4 学長は，個人情報保護法第95条及び個人情報保護法第103条の規定により訂正又は利用停止に係る請求について開示等の決定する期間を延長するときは，次の各号の様式により当該請求者に通知しなければならない。
(1) 訂正請求 保有個人情報訂正決定等期限特例延長通知書(別紙様式第8号)
(2) 利用停止請求 保有個人情報利用停止決定等期限特例延長通知書(別紙様式第9号)
5 学長は，個人情報保護法第85条第1項の規定により開示請求に係る事案を他の独立行政法人等又は行政機関の長に移送するときは，別紙様式第10号又は第10号の2により行うとともに，別紙様式第11号により当該請求者に通知しなければならない。
6 学長は，個人情報保護法第96条第1項の規定により訂正請求に係る事案を他の独立行政法人等又は行政機関の長に移送するときは，別紙様式第12号又は第12号の2により行うとともに，別紙様式第13号により当該請求者に通知しなければならない。
7 学長は，個人情報保護法第86条第1項及び第2項の規定により第三者から意見を聴取するときは，別紙様式第14号又は別紙様式第15号に別紙様式第16号を添付の上，当該第三者に照会しなければならない。
8 学長は，個人情報保護法第86条第3項の規定により第三者の意に反して開示するときは，別紙様式第17号により当該第三者に通知しなければならない。
[様式第17号]
9 学長は，開示等の決定をしたときは，次の各号の様式により当該請求者に通知しなければならない。
(1) 開示請求 保有個人情報開示決定通知書(別紙様式第18号)
(2) 開示請求 保有個人情報の開示をしない旨の決定通知書(別紙様式第19号)
(3) 訂正請求 保有個人情報訂正決定通知書(別紙様式第20号)
(4) 訂正請求 保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書(別紙様式第21号)
(5) 利用停止請求 保有個人情報利用停止決定通知書(別紙様式第22号)
(6) 利用停止請求 保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書(別紙様式第23号)
10 学長は，訂正決定に基づく保有個人情報等の訂正を実施した場合において，必要があると認めるときは，別紙様式第24号により当該保有個人情報等の提供先に通知しなければならない。
[様式第24号]
第7 開示の実施の方法
個人情報保護法第87条第1項の規定に基づく開示の方法については，別表中の開示の実施の方法の欄にこれを掲げる。
[別表]
第8 開示の実施
1 学長は，個人情報保護法第87条第3項の規定により保有個人情報等の開示を受ける者から別紙様式第25号による保有個人情報の開示の実施方法等申出書が提出されたときは，開示を受ける者の便宜を図って開示を実施するものとする。
[様式第25号]
2 保有個人情報等の開示は，原則として個人情報保護窓口において実施するものとする。ただし，保有個人情報等を移動すると汚損の危険性がある場合又は開示を受ける者の居所等の都合により個人情報保護窓口まで出向くことができない場合には，当該保有個人情報等を管理する部局等において実施できるものとする。
3 開示を受ける者が保有個人情報等の写しの送付による開示の実施を希望する場合は，個人情報保護窓口において保有個人情報等の写しを送付するものとする。この場合において，当該送付に係る郵送料を郵便切手で徴収するものとする。
第9 移送された事案
個人情報保護法第85条第1項及び第96条第1項の規定により他の独立行政法人等又は行政機関の長から移送された事案に係る開示等の検討及び決定並びに開示の実施については，第5から第8までの規定に準じて行うものとする。
第10 審査請求
1 学長は，開示をしない旨の決定等，訂正をしない旨の決定等又は利用停止をしない旨の決定等について審査請求があったときは，担当理事の意見を求めるものとし，審査請求に対する決定をしたときは，別紙様式第26号又は第27号により審査請求をした者(以下「審査請求人」という)に通知しなければならない。
[様式第26号]
2 学長は，個人情報保護法第105条の規定により情報公開・個人情報保護審査会に諮問するときは，別紙様式第28号により行うとともに，別紙様式第29号により審査請求人に通知しなければならない。
第11 雑則
この要項に定めるもののほか，保有個人情報等の開示等の取扱いに関し必要な事項は，学長が別に定める。
附 則
1 この要項は，平成17年4月1日から実施する。
2 信州大学医療技術短期大学部(以下「短期大学部」という。)が存続するまでの間，第2第2項に規定する部局等に短期大学部を加えるものとする。
附 則(平成17年6月16日平成17年度要項第6号)
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この要項は，平成17年6月16日から実施し，平成17年6月11日から適用する。
附 則(平成18年3月30日平成17年度要項第10号)
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この要項は，平成18年4月1日から実施する。
附 則(平成18年7月20日平成18年度要項第1号)
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この要項は，平成18年7月20日から実施する。
附 則(平成19年8月2日平成19年度要項第4号)
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この要項は，平成19年8月2日から実施する。
附 則(平成19年9月28日平成19年度要項第7号)
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この要項は，平成19年10月1日から実施する。
附 則(平成20年3月31日平成19年度要項第18号)
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この要項は，平成20年4月1日から実施する。
附 則(平成21年9月29日平成21年度要項第1号)
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この要項は，平成21年10月1日から実施する。
附 則(平成22年3月18日平成21年度要項第6号)
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この要項は，平成22年4月1日から実施する。
附 則(平成22年4月22日平成22年度要項第2号)
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この要項は，平成22年4月22日から実施し，平成22年4月1日から適用する。
附 則(平成23年3月29日平成22年度要項第13号)
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この要項は，平成23年4月1日から実施する。
附 則(平成24年3月30日平成23年度要項第13号)
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この要項は，平成24年4月1日から実施する。
附 則(平成24年7月9日平成24年度要項第1号)
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この要項は，平成24年7月9日から実施する。
附 則(平成25年4月1日平成25年度要項第2号)
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この要項は，平成25年4月1日から実施する。
附 則(平成27年3月30日平成26年度要項第1号)
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この要項は，平成27年4月1日から実施する。ただし，先鋭領域融合研究群各研究所及び各機構に係る改正規定については，平成26年4月1日から，国際科学イノベーションセンターに係る改正規定については，平成26年9月18日から適用する。
附 則(平成27年9月17日平成27年度要項第4号)
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この要項は，平成27年9月17日から実施する。
附 則(平成28年3月28日平成27年度要項第7号)
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この要項は，平成28年4月1日から実施する。
附 則(平成29年3月31日平成28年度要項第14号)
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この要項は，平成29年3月31日から実施し，平成28年4月1日から適用する。
附 則(令和元年8月21日令和元年度要項第11号)
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この要項は，令和元年8月21日から実施し，令和元年7月1日から適用する。
附 則(令和元年8月30日令和元年度要項第14号)
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この要項は，令和元年8月30日から実施し，平成31年4月1日から適用する。
附 則(令和元年9月19日令和元年度要項第19号)
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この要項は，令和元年9月19日から実施する。
附 則(令和2年1月31日令和元年度要項第31号)
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この要項は，令和2年2月1日から実施する。
附 則(令和2年3月31日令和元年度要項第44号)
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この要項は，令和2年4月1日から実施する。
附 則(令和3年4月27日令和3年度要項第2号)
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この要項は，令和3年4月28日から実施する。
附 則(令和4年3月30日令和3年度要項第19号)
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この要項は，令和4年4月1日から実施する。
附 則(令和4年9月30日令和4年度要項第3号)
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この要項は，令和4年10月1日から実施する。
附 則(令和5年2月28日令和4年度要項第13号)
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ここの要項は，令和5年3月1日から実施する。
附 則(令和7年3月31日令和6年度要項第19号)
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この要項は，令和7年4月1日から実施する。
附 則(令和7年7月10日令和7年度要項第5号)
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この要項は，令和7年7月11日から実施する。
別表(第7関係)
| 法人文書の種別 | 開示の実施の方法 |
| 1 文書又は図画(2の項から4の項まで又は8の項に該当するものを除く。) | イ 閲覧 |
| ロ 複写機により日本産業規格A列3番(以下｢A3判｣という。)以下の大きさの用紙に複写したものの交付(ニに掲げる方法に該当するものを除く。)。ただし，これにより難い場合にあっては，複写機により日本産業規格A列1番(以下「A1判」という。)若しくは日本産業規格A列2番(以下「A2判」という。)の用紙に複写したものの交付(ニに掲げる方法に該当するものを除く。) | |
| ハ 複写機によりA3判以下の大きさの用紙にカラーで複写したものの交付。ただし，これにより難い場合にあっては，複写機によりA1判若しくはA2判の用紙に複写したものの交付 | |
| ニ スキャナにより読み取ってできた電磁的記録を光ディスク(日本産業規格X0606及びX6281に適合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものに限る。)に複写したものの交付 | |
| ホ スキャナにより読み取ってできた電磁的記録を光ディスク(日本産業規格X6241に適合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものに限る。)に複写したものの交付 | |
| 2 マイクロフィルム | イ A1判以下の大きさの用紙に印刷したものの閲覧 |
| ロ 専用機器により映写したものの閲覧。ただし，これにより難い場合にあっては，イに掲げる方法による | |
| ハ 日本産業規格A列4番(以下｢A4判｣という。)の用紙に印刷したものの交付。ただし，これにより難い場合にあっては，A1判，A2判又はA3判の用紙に印刷したものの交付 | |
| 3 写真フィルム | イ 印画紙(縦89ミリメートル，横127ミリメートルのもの又は縦203ミリメートル，横254ミリメートルのものに限る。以下同じ｡)に印画したものの閲覧 |
| ロ 印画紙に印画したものの交付 | |
| 4 スライド(9の項に該当するものを除く。) | イ 専用機器により映写したものの閲覧 |
| ロ 印画紙に印画したものの交付 | |
| 5 録音テープ(9の項に該当するものを除く。)又は録音ディスク | イ 専用機器により再生したものの聴取 |
| ロ 録音カセットテープ(日本産業規格C5568に適合する記録時間120分のものに限る｡)に複写したものの交付 | |
| 6 ビデオテープ又は ビデオディスク | イ 専用機器により再生したものの視聴 |
| ロ ビデオカセットテープ(日本産業規格C5581に適合する記録時間120分のものに限る。以下同じ。)に複写したものの交付 | |
| 7 電磁的記録(5の項，6の項又は8の項に該当するものを除く。) | イ A3判以下の大きさの用紙に出力したものの閲覧 |
| ロ 専用機器(開示を受ける者の閲覧又は視聴の用に供するために備え付けられているものに限る。)により再生したものの閲覧又は視聴 | |
| ハ A3判以下の大きさの用紙に出力したものの交付(ニに掲げる方法に該当するものを除く。) | |
| ニ A3判以下の大きさの用紙にカラーで出力したものの交付 | |
| ホ 光ディスク(日本産業規格X0606及びX6281に適合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものに限る。)に複写したものの交付 | |
| ヘ 光ディスク(日本産業規格X6241に適合する直径120ミリメートルの光ディスクの再生装置で再生することが可能なものに限る。)に複写したものの交付 | |
| 8 映画フィルム | イ 専用機器により映写したものの視聴 |
| ロ ビデオカセットテープに複写したものの交付 | |
| 9 スライド及び録音テープ(スライド及び当該スライドの内容に関する音声を記録した録音テープを同時に視聴する場合に限る。) | イ 専用機器により再生したものの視聴 |
| ロ ビデオカセットテープに複写したものの交付 |
様式第1号(第3関係)
保有個人情報開示請求書
様式第2号(第3関係)
保有個人情報訂正請求書
様式第3号(第3関係)
保有個人情報利用停止請求書
様式第4号(第6関係)
保有個人情報開示決定等期限延長通知書
様式第5号(第6関係)
保有個人情報訂正決定等期限延長通知書
様式第6号(第6関係)
保有個人情報利用停止決定等期限延長通知書
様式第7号(第6関係)
保有個人情報開示決定等期限特例延長通知書
様式第8号(第6関係)
保有個人情報訂正決定等期限特例延長通知書
様式第9号(第6関係)
保有個人情報利用停止決定等期限特例延長通知書
様式第10号(第6関係)
保有個人情報の開示請求に係る事案の移送について
様式第11号(第6関係)
保有個人情報開示請求に係る事案の移送について(通知)
様式第12号(第6関係)
保有個人情報訂正請求に係る事案の移送について
様式第13号(第6関係)
保有個人情報訂正請求に係る事案の移送について(通知)
様式第14号(第6関係)
保有個人情報の開示請求に関する意見について(照会)
様式第15号(第6関係)
保有個人情報の開示請求に関する意見について(照会)
様式第16号(第6関係)
保有個人情報の開示決定等に関する意見書
様式第17号(第6関係)
保有個人情報の開示決定について(通知)
様式第18号(第6関係)
保有個人情報開示決定通知書
様式第19号(第6関係)
保有個人情報の開示をしない旨の決定通知書
様式第20号(第6関係)
保有個人情報訂正決定通知書
様式第21号(第6関係)
保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書
様式第22号(第6関係)
保有個人情報利用停止決定通知書
様式第23号(第6関係)
保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書
様式第24号(第6関係)
提供している保有個人情報の訂正をする旨の決定について(通知)
様式第25号(第8関係)
保有個人情報の開示の実施方法等申出書
様式第26号(第10関係)
審査請求却下通知書
様式第27号(第10関係)
裁決通知書
様式第28号(第10関係)
諮問書
様式第29号(第10関係)
情報公開・個人情報保護審査会への諮問について(通知)
様式第30号(第3関係)
委任状
様式第30号の2(第3関係)
委任状
様式第31号(第3関係)
委任状
様式第31号の2(第3関係)
委任状
様式第32号(第3関係)
委任状
様式第32号の2(第3関係)
委任状
様式第33号(第4関係)
開示請求に係る手数料の免除申請書
様式第34号(第4関係)
開示請求に係る手数料の免除決定通知書
様式第35号(第4関係)
開示請求に係る手数料の免除をしない旨の決定通知書