○国立大学法人信州大学文書取扱規程
| (平成16年4月1日国立大学法人信州大学規程第60号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第3条)
第2章 文書の記号及び文書担当係等(第4条・第5条)
第3章 文書の接受及び処理(第6条)
第4章 文書の起案，合議及び決裁(第7条－第14条の2)
第5章 起案文書の審査，発送及び完結(第15条－第19条)
第6章 秘密文書の取扱い(第20条－第27条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 国立大学法人信州大学(以下「本法人」という。)における文書(図画及び電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。(以下「文書」という。)の取扱いは，別に定めるもののほか，この規程の定めるところによる。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは，その内容が本法人の業務に係る所掌事務に関するもので，次の各号に掲げるものをいう。
(1) 起案文書
(2) 学外からの文書で，職名又は組織名をあて名とする接受文書
(3) 職名又は組織名を名義として，学外へ発送する文書
(4) 学内からの文書で，職名又は組織名をあて名とする接受文書
(5) 職名又は組織名を名義として，学内へ発送する文書
2 この規程において「決裁」とは，それぞれの文書について承認を経るべき最終責任者の承認を得ることをいう。
(文書の取扱い)
第3条 文書の取扱いについては，その処理の迅速さと正確性を期するとともに，常に責任の所在を明らかにしなければならない。
第2章 文書の記号及び文書担当係等
(文書記号及び文書担当係)
第4条 本法人において取り扱う文書の記号及び当該文書記号を管理する係等(以下「文書担当係」という。)は，別表の区分による。
[別表]
(文書番号)
第5条 文書には，文書番号を付すものとする。ただし，第2条第1項第1号，第4号及び第5号の文書についてはこの限りでない。
第3章 文書の接受及び処理
(文書の接受及び処理)
第6条 第2条第1項第2号に掲げる文書は，文書担当係において接受し，次の各号に掲げる手続によって処理しなければならない。
(1) 接受した文書は，第6章に規定する秘密文書に該当するものを除き，すべて文書担当係の長(以下「文書担当係長」という。)が開封し，接受番号及び接受年月日を記入し，所定の文書処理記録簿に文書の処理年月日，記号，番号，件名等の所要事項を記載して該当部署に交付する。ただし，軽易なものについては，接受番号及び接受年月日の記入及び文書処理記録簿への記載を省略して交付することができる。
[第6章]
(2) 親展文書及び書留郵便物等は，所定の特定郵便物受付簿に所要事項を記載の上，すべて封かんのまま名あて人に交付する。
(3) 電報は，所定の特殊郵便物受付簿に所要事項を記載し，略号使用のものは，訳文を付して，文書担当係長が確認の後，該当部署に交付する。ただし，親展電報については，そのまま名あて人に交付する。
2 第2条第1項第4号に掲げる文書及び次の各号に掲げる文書は，直接当該部署で接受することができる。
(1) 職員から提出される諸願，届出等の文書
(2) 学生から提出される教務・学生支援に関する文書
(3) 契約に関する見積書，請求書，領収書等の文書
(4) 入学志願者から提出される手続に関する文書
(5) その他軽易な文書等で直接接受することが適当と認められる文書
第4章 文書の起案，合議及び決裁
(文書の起案)
第7条 文書の起案は，電子決裁システムにより，起案者，起案年月日，当該起案文書の件名，決裁資料その他起案に必要な情報を登録して行うものとする。ただし，別に定める文書の起案にあっては，所定の原議書用紙を使用するものとする。
2 前項本文の規定にかかわらず，軽易なものの起案にあっては，起案文書の名義者又は専決者の判断に基づき，適宜起案用紙等を定め，又は起案文書に直に決裁欄を設けて起案することができる。
第8条 文書に用いる文字，送り仮名，文体等は「公文書の書式と文例」，「公用文の書き表し方の基準」等によるものとする。
2 第2条第1項第2号に対する報告，照会，回答等の場合は，必ず相手方の文書年月日及び記号番号を，第2条第1項第4号に対する報告，照会，回答等の場合は，相手方の文書年月日を，必ず本文の冒頭に書き入れるものとする。
3 発送する文書には必ず，担当部課(係)，担当者，電話番号等を明記し，発信元が確認できるようにするものとする。
第9条 起案文書には，その経過を示す一件書類及び関係資料等を，添付しなければならない。
第10条 起案文書中訂正を要する場合において，電子決裁システムを使用するときは，訂正者の氏名及び訂正前後の内容を電子決裁システムに記録し，電子決裁システムを使用しないときは，原文に二線を引き訂正者が押印する。
第11条 電報の発信の起案は，所定の電報発信伺を使用するものとする。
(合議)
第12条 起案文書の内容が他の課係に関係する場合は，合議しなければならない。
(決裁の原則)
第13条 起案文書は，名義者の決裁を得るものとする。
ただし，名義者が学長以外の場合において，当該起案文書の内容が重要なもの又は異例に属するものの場合にあっては，名義者の上位の職にある者の決裁を得るものとする。
2 組織を名義者とする起案文書は，当該組織の長を名義者とする場合に準じて決裁を得るものとする。
3 学長を名義者とする文書のうち，本法人の管理運営に関する業務に係る文書については，担当理事若しくは副学長又は当該事務を所掌する事務執行組織(国立大学法人信州大学事務組織及び事務執行組織規程(令和6年国立大学法人信州大学規程第193号)第4条第1項に定めるものに限る。)の承認を得るものとする。
(専決)
第13条の2 前条第1項の規定にかかわらず，国立大学法人信州大学等における文書の専決に関する規程(令和4年国立大学法人信州大学規程第180号)別表に定める事項については，名義者に代わって他の役員又は職員が起案文書の承認を与えることができる。
(代理決裁)
第13条の3 前2条の規定にかかわらず，名義者又は専決者(以下「決裁権者」という。)が不在の場合において，起案文書の緊急の処理を要するときは，当該起案文書の内容が重要なもの又は異例に属するものである場合を除き，当該決裁権者を直接補佐する職にある者の承認を得て施行することができる。この場合において，事後速やかに決裁権者の承認を得るものとする。
(親展及び至急の取扱い)
第14条 親展文書，特に急を要する文書等は，起案文書にその旨を明記し，取扱いに注意しなければならない。
(修正のための決裁)
第14条の2 起案文書の内容を決裁終了後に修正することは，修正を行うための起案文書を作成し，改めて順次承認を経て決裁を得ること（以下「修正のための決裁」という。）をしなければ，これを行ってはならない。
2 修正のための決裁には，当初の起案文書からの修正の箇所及び内容並びに修正の理由を記した資料を添付しなければならない。
3 本法人の意思決定の内容そのものが記載されている，直接的な決裁対象となる法人文書（以下「決裁対象文書」という。）について修正を行った場合，その原本は，修正のための決裁により修正が行われた後の決裁対象文書とする。
4 修正のための決裁を行った場合，決裁対象文書の文書番号及び施行日は，修正のための決裁における文書番号及び施行日によることとする。ただし，修正のための決裁を行ったのが当初の決裁対象文書の施行日前であるときは，当初の決裁における文書番号及び施行日とする。
5 前項の規定にかかわらず，当初の起案文書の本体ではなく，当該決裁の説明を行うために添付した資料のみを修正した場合，施行が必要な文書については，当初の決裁における文書番号及び施行日により施行することとする。
6 修正の内容が，客観的に明白な計算違い，誤記，誤植，脱字など軽微かつ明白な誤りに係るものである場合には，第1項の規定にかかわらず，修正のための決裁に係る手続きを，府長，部長，事務部長，副病院長(事務担当)，課長，事務長又は事務室長の決裁によるものとすることができるものとする。
第5章 起案文書の審査，発送及び完結
(文書の発送等)
第15条 起案文書の審査及び発送は，文書担当係で行う。ただし，次の各号に掲げる文書については，起案した課又は係等において行うものとする。
(1) 第2条第5号に掲げる文書
[第2条第5号]
(2) ファクシミリ又は電子メール等を利用する文書
(3) 軽易な文書で当該部署から直接発送することが適当と判断される文書
第16条 第2条第3号に掲げる発送文書は，軽易な文書で当該部署から直接発送することが適当と判断される文書を除き，当該文書に係る起案文書とともに，退庁1時間前までに文書担当係に回付するものとする。ただし，特に緊急を要するものは，この限りでない。
[第2条第3号]
2 文書担当係は，次の各号に掲げる手続によって処理しなければならない。
(1) 回付を受けた発送文書等は，文書管理システムに所要事項を入力の上，起案文書及び当該文書に記号番号及び発送年月日を記入し，文書担当係長が確認の後発送し，起案文書は，該当部署に返付する。
(2) 回付を受けた電報発信起案文書は，所定の電報発信簿に所要事項を記入の上，文書担当係長が確認の後発信し，該当部署に返付する。
第17条 発送文書の日付は，決裁日とする。ただし，特別の場合は，決裁日と発送文書の日付を異にすることができる。
(公印の使用)
第18条 公印の使用については，国立大学法人信州大学における公印等に関する規程(平成16年国立大学法人信州大学規程第59号)の定めるところによる。
(文書の名義人の署名)
第18条の2 文書の名義人の署名を必要とするときは，署名を必要とする文書(以下「署名文書」という。)に署名文書に係る起案文書を添えて，署名文書の名義人に依頼するものとする。
2 電子計算機を使用して作成する署名文書にあっては，署名文書の名義人が支障ないと認めたときに限り，あらかじめ電子計算機に登録した当該名義人の署名を署名文書と同時に印刷して当該名義人の署名に代えることができる。
(文書の保存)
第19条 完結文書の保存については，別に定める。
第6章 秘密文書の取扱い
(秘密文書)
第20条 この章で「秘密文書」とは，第2条各号に掲げる文書等で，秘密の保護が必要な事項が記載されている文書をいう。
[第2条各号]
(秘密区分及び表示)
第21条 秘密文書は，次の各号に掲げるところにより区分するものとする。
(1) 極秘 秘密保全が最高度に必要なもの
(2) 秘 関係者以外に知らせてはならないもの
2 前項の規定による秘密文書の区分の指定は，極秘の区分にあっては部局の長，秘の区分にあっては当該秘密文書の主管課長，事務長又は事務部長(以下「主管課等の長」という。)が行い，指定を行うときは，あらかじめ秘密文書として取り扱う期間(以下「秘密取扱期間」という。)を定めなければならない。
3 秘密文書の区分の指定がなされたときは，部局の長又は主管課等の長から指名を受けた者(以下「取扱責任者」という。)が，当該秘密文書の区分，主管の課等の名称及び秘密取扱期間を当該秘密文書に表示し，文書担当係長は，当該秘密文書に一連番号を付すものとする。
4 前項に規定する秘密取扱期間は，国立大学法人信州大学法人文書管理規程 (令和4年国立大学法人信州大学規程第172号) 第9条第1項に規定する国立大学法人信州大学法人文書保存期間基準に準じて設定するものとする。
(秘密文書の回議)
第22条 秘密文書を回議するときは，取扱責任者が持ち回りするものとする。
(秘密保持)
第23条 秘密文書の保存，浄書，照合等にあたっては，その秘密がもれないよう細心の注意を払って取り扱わなければならない。
(秘密文書の複製)
第24条 極秘の区分の秘密文書は，複製してはならない。
2 秘の区分の秘密文書は，決裁者の承認を得ないで複製してはならない。
3 前項により複製するときは，原議書にその部数及び配付先を明記しなければならない。
(保管)
第25条 秘密文書を保管するときは，金庫等施錠のできる書庫に保管するものとする。
(処分)
第26条 秘密文書を保管する必要がなくなったときは，当該秘密文書を焼却する等復元ができない方法により処分しなければならない。ただし，第21条第2項に定める秘密取扱期間を満了し，通常の文書として保管できる場合には，第19条の規定を準用する。
(他の機関等の秘密文書の取扱い)
第27条 他の機関等から接受した秘密文書は，当該秘密文書の区分を尊重し，この章に定めるところに準じて取り扱うものとする。
附 則
この規程は，平成16年4月1日から施行する。
附 則(平成17年3月31日平成16年度規程第85号)
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この規程は，平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成17年4月21日平成17年度規程第8号)
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この規程は，平成17年4月21日から施行する。
附 則(平成18年3月30日平成17年度規程第97号)
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この規程は，平成18年4月1日から施行する。
附 則(平成18年7月20日平成18年度規程第7号)
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この規程は，平成18年7月20日から施行する。
附 則(平成19年3月30日平成18年度規程第122号)
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この規程は，平成19年4月1日から実施する。
附 則(平成20年3月31日平成19年度規程第93号)
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この規程は，平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成21年9月29日平成21年度規程第21号)
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この規程は，平成21年10月1日から施行する。
附 則(平成22年3月18日平成21年度規程第65号)
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この規程は，平成22年4月1日から施行する。
附 則(平成23年3月29日平成22年度規程第88号)
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この規程は，平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成23年7月12日平成23年度規程第10号)
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この規程は，平成23年7月12日から施行する。
附 則(平成25年1月28日平成24年度規程第34号)
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1 この規程は，平成25年4月1日から施行する。
2 この規程の施行の日の前日までにあらかじめ電子計算機に登録した名義人の署名が印刷された文書は，この規程による改正後の規定により当該文書の名義人が署名した文書とみなす。
附 則(平成25年4月1日平成25年度規程第5号)
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この規程は，平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成25年10月1日平成25年度規程第23号)
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この規程は，平成25年10月1日から施行する。
附 則(平成27年3月30日平成26年度規程第7号)
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この規程は，平成27年4月1日から施行する。ただし，学術研究院，先鋭領域融合研究群各研究所及び各機構に係る改正規定については，平成26年4月1日から，第7条第2項を追加する規定については，平成26年9月1日から適用する。
附 則(平成29年1月19日平成28年度規程第55号)
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この規程は，平成29年1月19日から施行し，平成28年4月1日から適用する。ただし，別表の医学部附属病院に係る改正規定については，平成28年10月1日から適用する。
附 則(平成30年2月20日平成29年度規程第94号)
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この規程は，平成30年2月20日から施行し，平成29年4月1日から適用する。
附 則(令和元年8月30日令和元年度規程第66号)
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この規程は，令和元年8月30日から施行し，平成31年4月1日から適用する。ただし，総合工学系研究科に係る改正規定については，平成30年4月1日から適用する
附 則(令和元年11月21日令和元年度規程第125号)
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1 この規程は，令和2年4月1日から施行する。ただし，オープンベンチャー・イノベーションセンターに係る改正規定は平成30年4月1日から，遺伝子・細胞治療研究開発センターに係る改正規定は平成30年10月15日から適用する。
2 前項本文の規定にかかわらず，この規程の施行日前に行われた電子決裁システムによる取扱いについては，改正後の規定によるものとする。
附 則(令和2年3月31日令和元年度規程第207号)
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この規程は，令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和3年3月30日令和2年度規程第144号)
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この規程は，令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和4年3月31日令和3年度規程第164号)
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この規程は，令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和4年5月18日令和4年度規程第11号)
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この規程は，令和4年5月19日から施行する。
附 則(令和4年9月30日令和4年度規程第43号)
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この規程は，令和4年10月1日から施行する。
附 則(令和5年2月28日令和4年度規程第107号)
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この規程は，令和5年3月1日から施行する。
附 則(令和5年3月29日令和4年度規程第198号)
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この規程は，令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和5年9月4日令和5年度規程第30号)
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この規程は，令和5年9月5日から施行する。
附 則(令和6年1月23日令和5年度規程第69号)
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この規程は，令和6年1月24日から施行する。
附 則(令和6年3月25日令和5年度規程第126号)
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この規程は，令和6年4月1日から施行する。
附 則(令和6年5月28日令和6年度規程第16号)
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この規程は，令和6年5月29日から施行し，令和6年4月1日から適用する。ただし，別表のアクア・リジェネレーション機構に係る改正規定については，令和6年3月26日から適用する。
附 則(令和6年11月6日令和6年度規程第138号)
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この規程は，令和6年11月7日から施行する。
附 則(令和7年3月31日令和6年度規程第233号)
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この規程は，令和7年4月1日から施行する。
附 則(令和7年6月26日令和7年度規程第23号)
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この規程は，令和7年6月27日から施行する。
附 則(令和7年7月10日令和7年度規程第46号)
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この規程は，令和7年7月11日から施行する。
附 則(令和7年7月16日令和7年度規程第59号)
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この規程は，令和7年7月17日から施行し，令和7年4月1日から適用する。
別表(第4条関係)
文書記号及び文書担当係
| 区分 | 記号 | 文書担当係等 | |
| 内部監査室 | 信大監 | 総務部総務課主査又は専門職員 | |
| 学長府 | 信大学長府 | 〃 | |
| 総務部 | 総務課 | 信大総 | 〃 |
| ガバナンス推進課 | 信大ガバ | 〃 | |
| 人事課 | 信大人 | 〃 | |
| 財務部 | 財務課 | 信大財 | 〃 |
| 経理調達課 | 信大経 | 〃 | |
| 学務部 | 学務課(総合理工学研究科及び総合医理工学研究科を含む。) | 信大学 | 〃 |
| 学生支援課 | 信大支 | 〃 | |
| 入試課 | 信大入 | 〃 | |
| 研究推進部 | 研究支援課 | 信大研 | 〃 |
| 産学官地域連携課 | 信大産 | 〃 | |
| 大型研究推進課 | 信大大研 | 〃 | |
| 国際部国際企画課 | 信大国 | 〃 | |
| 環境施設部 | 環境企画課 | 信大施企 | 〃 |
| 環境管理課 | 信大施管 | 〃 | |
| 環境整備課 | 信大施整 | 〃 | |
| スタッフ組織 | 信大組 | 〃 | |
| 内部部局・本部 | (秘密文書) | 信大秘 | 〃 |
| 附属図書館 | 信大図 | 附属図書館主査又は専門職員 | |
| 中央図書館 | 信大中図 | 〃 | |
| 大学史資料センター | 信大図資 | 〃 | |
| (秘密文書) | 信大図秘 | 〃 | |
| アドミニストレーション本部 | 信大本 | 学長府主査又は専門職員 | |
| 総合健康安全センター | 信大健 | 総務部総務課主査又は専門職員 | |
| DE&I推進センター | 信大DE&I | 総務部人事課 | |
| アクア・リジェネレーション機構 | 信大ARG | 研究推進部大型研究推進課主査又は専門職員 | |
| 先鋭領域融合研究群 | 信大先 | 研究推進部研究支援課主査又は専門職員 | |
| 社会実装研究クラスター | 信大社 | 研究推進部研究支援課主査又は専門職員 | |
| バイオメディカル研究所 | 信大社バ | 医学部事務部主査又は専門職員 | |
| 社会基盤研究所 | 信大社社 | 経法学部事務部主査又は専門職員 | |
| 繊維科学研究所 | 信大社繊 | 繊維学部事務部主査又は専門職員 | |
| 山岳科学研究所 | 信大社山 | 農学部事務部主査又は専門職員 | |
| 次世代空モビリティシステム研究拠点 | 信大社次 | 工学部事務部主査又は専門職員 | |
| 応用微生物学ルネサンスセンター | 信大社ル | 工学部事務部主査又は専門職員 | |
| 教育・学生支援機構 | 信大教学機 | 学務部学務課主査又は専門職員
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| 高等教育研究センター | 信大高教 | 学務部学務課主査又は専門職員 | |
| e-learningセンター | 信大e | 学務部学務課主査又は専門職員 | |
| 教職支援センター | 信大教セ | 学務部学務課主査又は専門職員 | |
| キャリア教育・サポートセンター | 信大キ | 学務部学務課主査又は専門職員 | |
| 学生相談センター | 信大学相 | 学務部学生支援課主査又は専門職員 | |
| アドミッションセンター | 信大アド | 学務部入試課主査又は専門職員 | |
| 学生総合支援センター | 信大学支 | 学務部学生支援課主査又は専門職員 | |
| グローバル化推進センター | 信大グ | 総務部総務課主査又は専門職員 | |
| 学術研究・産学官連携推進機構 | 学術研究・産学官連携推進機構学術研究支援本部輸出監理室 | 信大輸 | 研究推進部研究支援課副課長，専門員，主査又は専門職員 |
| 基盤研究支援センター(松本) | 信大基旭 | 医学部事務部主査又は専門職員 | |
| 基盤研究支援センター(上田) | 信大基常 | 繊維学部事務部主査又は専門職員 | |
| 信州地域技術メディカル展開センター | 信大地技メ | 研究推進部産学官地域連携課主査又は専門職員 | |
| オープンベンチャー・イノベーションセンター | 信大オ | 研究推進部産学官地域連携課主査又は専門職員 | |
| 遺伝子・細胞治療研究開発センター | 信大遺 | 研究推進部大型推進研究課主査又は専門職員 | |
| 国際科学イノベーションセンター | 信大国科イ | 研究推進部大型研究推進課主査又は専門職員 | |
| アクア・リジェネレーション共創研究センター | 信大ア共 | 研究推進部大型研究推進課主査又は専門職員 | |
| 信大クリスタルラボ | 信大クリ | 研究推進部大型研究推進課主査又は専門職員 | |
| グリーン社会協創機構 | 環境マインド推進センター | 信大環 | 総務部総務課主査又は専門職員 |
| 地域防災減災センター | 信大防災 | 総務部総務課主査又は専門職員 | |
| 情報・DX推進機構 | 情報基盤センター | 信大情 | 総務部総務課主査又は専門職員 |
| DX推進センター | 信大DX | 総務部総務課主査又は専門職員 | |
| 人文学部，総合人文社会科学研究科人間文化学分野，総合人文社会科学研究科心理学分野(松本)及び学術研究院(人文科学系) | 信大文 | 人文学部事務部主査又は専門職員 | |
| (秘密文書) | 信大人秘 | 〃 | |
| 教育学部，総合人文社会科学研究科心理学分野(長野)，教育学研究科及び学術研究院(教育学系) | 信大教 | 教育学部事務部主査又は専門職員 | |
| (秘密文書) | 信大教秘 | 〃 | |
| 経法学部，総合人文社会科学研究科経済学分野及び法学分野並びに学術研究院(社会科学系) | 信大経法 | 経法学部事務部主査又は専門職員 | |
| (秘密文書) | 信大経法秘 | 〃 | |
| 理学部，総合理工学研究科(理学分野)，総合医理工学研究科及び学術研究院(理学系) | 信大理 | 理学部事務部主査又は専門職員 | |
| (秘密文書) | 信大理秘 | 〃 | |
| 医学部，医学系研究科，総合医理工学研究科及び学術研究院(医学系及び保健学系) | 信大医 | 医学部事務部主査又は専門職員 | |
| (秘密文書) | 信大医秘 | 〃 | |
| 医学部附属病院 | 総務課 | 信大病総 | 医学部附属病院総務課主査又は専門職員 |
| 経営管理課 | 信大病管 | 医学部附属病院経営管理課主査又は専門職員 | |
| 経営推進課 | 信大病推 | 医学部附属病院経営推進課主査又は専門職員 | |
| 医事課 | 信大病医 | 医学部附属病院医事課主査又は専門職員 | |
| 医療支援課 | 信大病援 | 医学部附属病院医療支援課主査又は専門職員 | |
| 工学部，総合理工学研究科(工学分野)及び学術研究院(工学系) | 信大工 | 工学部事務部主査又は専門職員 | |
| (秘密文書) | 信大工秘 | 〃 | |
| 農学部，総合理工学研究科(農学分野)及び学術研究院(農学系) | 信大農 | 農学部事務部主査又は専門職員 | |
| (秘密文書) | 信大農秘 | 〃 | |
| 繊維学部，総合理工学研究科(繊維学分野)及び学術研究院(繊維学系) | 信大繊 | 繊維学部事務部主査又は専門職員 | |
| (秘密文書) | 信大繊秘 | 〃 | |
| 学術研究院（超学系) | 信大超 | 研究推進部大型研究推進課主査又は専門職員 | |
| (秘密文書) | 信大超秘 | 〃 | |
| 全学教育センター及び学術研究院(総合人間科学系) | 信大全 | 学務部学務課主査又は専門職員 | |
原議書(第7条関係)
