○国立大学法人信州大学における役職員の旧姓・通称の使用に関する取扱要項
(令和5年6月21日国立大学法人信州大学要項第47号)
第1　趣旨
この要項は，国立大学法人信州大学（以下「本法人」という。）における役員又は職員の旧姓・通称（以下「旧姓等」という。）の使用に関し，必要な事項を定める。
第2　定義
この要項において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。
(1)　役職員　本法人の役員及び本法人に雇用されているすべての者をいう。
(2)　本名　日本国籍の場合は戸籍簿に記載された氏名，外国籍の場合は旅券，特別永住者証明書又は在留カードに記載された氏名をいう。
(3)　旧姓　本名の姓を改める前の姓をいう。
(4)　通称　本名に代わるものとして広く通用している氏名（旧姓を除く。）をいう。
第3　旧姓等に関する取扱い
1　第4に規定する旧姓使用の申出が学長に受理された場合又は第5に規定する通称使用の申請が学長に許可された場合は，本法人で取り扱う文書等において旧姓等のみを使用するものとする。ただし，文書等の性質上必要である場合又は事務処理上効率的である場合については，本名を併記することができるものとする。
2　前項の規定にかかわらず，法令等の定めにより，本名を表記すべきこととされている場合は，旧姓等使用を認められた者についても当該定めに従うこととする。
3　第１項の規定にかかわらず，次の各号に掲げる文書等については，原則として，旧姓等を使用しないものとする。
(1)　税金関係文書（源泉徴収票，扶養控除申告書，保険料控除申告書，配偶者特別控除申告書等）
(2)　共済事業関係文書（組合員証，被扶養者申告書，各種給付金請求書，各種福祉事業申込書等）
(3)　財形貯蓄関係文書
(4)　旅券関係文書（公用旅券発給請求書）
(5)　訴訟関係文書
(6)　保険関係文書（生命保険，厚生年金，健康保険等の社会保険，雇用保険等）
(7)　給与支給関係文書（基準給与簿，給与支給明細書等）
(8)　叙位・叙勲関係文書
(9)　その他旧姓等の使用が困難，又はふさわしくないと学長が判断するもの
第4　旧姓使用の手続き
1　旧姓使用を希望する役職員は，旧姓使用申出書（別紙様式1）に必要な証明書類を添えて学長に申し出るものとする。
2　学長は，前項に規定する申出の内容を確認したときは，申出を受理し，旧姓使用通知書（別紙様式2）により当該役職員に通知する。
3　国立大学法人信州大学職員任免規程（平成16年4月1日国立大学法人信州大学規程第16号。以下「任免規程」という。）第4条第21号に規定する国等の機関から引き続き本法人の役職員として採用される者で，人事記録又はその写しの備考欄に使用する旧姓及び旧姓使用開始年月日が記載されている場合は，当該役職員から旧姓使用の申出があったものとみなし，当該役職員が旧姓を使用できることとする。
第5　通称使用の手続き
1　通称使用を希望する役職員は，通称使用申請書（別紙様式3）に必要書類を添えて学長に申請するものとする。
2　学長は，前項の規定により使用申請のあった通称について，本名に代えて広く通用していることを認めたときは，その申請を許可し，通称使用許可通知書（別紙様式4）により当該役職員に通知する。
3　任免規程第4条第21号に規定する国等の機関から引き続き本法人の役職員として採用される者で，人事記録又はその写しの備考欄に使用する通称及び通称使用開始年月日が記載されている場合は，当該役職員から通称使用の申請があったものとみなし，当該役職員が通称を使用できることとする。
第6　旧姓等の使用にあたっての説明責任
旧姓等を使用する役職員は，旧姓等の使用に際し，本名との相違に関する説明は自己の責任において行わなければならない。
第7　旧姓使用中止の手続き
1　旧姓を使用している役職員が，その旧姓の使用を中止する場合は，旧姓使用中止届（別紙様式5）により，学長に届け出るものとする。
2　学長は，前項に規定する届出があった場合は，旧姓使用中止通知書（別紙様式6）により当該役職員に通知するものとする。
第8　通称使用中止の手続き
1　通称を使用している役職員が，その通称の使用を中止する場合は，通称使用中止届（別紙様式7）により，学長に届け出るものとする。
2　学長は，前項に規定する届出があった場合は，通称使用中止通知書（別紙様式8）により当該役職員に通知するものとする。
第9　旧姓等使用に関する記録
旧姓等使用に関する使用開始年月日及び使用中止年月日等の記録は，総務部人事課において管理するものとする。
第10　雑則
この要項に定めるもののほか，本法人における役職員の旧姓等使用に関し必要な事項は，別に定める。
附　則
1　この要項は，令和5年6月22日から実施する。
2　この要項の実施前に旧姓の使用を認められている職員は，この要項により旧姓使用の申出を受理されたものとみなす。