○信州大学における学籍上の氏名及び性別に関する取扱要項
(令和4年3月16日信州大学要項第76号)
第1　趣旨
この要項は，信州大学(以下「本学」という。)の学籍上の氏名及び性別の取扱いに関し必要な事項を定める。
第2　定義
この要項において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定める。
(1)　本名　日本国籍の場合は戸籍簿に記載された氏名，外国籍の場合は旅券，特別永住者証明書又は在留カードに記載された氏名をいう。
(2)　通称名　本名に代わるものとして広く通用している氏名(旧姓を除く。)又は自認する性に基づく事情により学生本人が使用を希望する氏名をいう。
(3)　旧姓　本名の姓を改める前の姓をいう。
(4)　学籍　学生が所属する学部，研究科等(以下「所属学部等」という。)において，紙媒体又は電子媒体で管理されている学生に関する基本情報のことをいう。
第3　学籍上の氏名及び性別
1　学籍上の氏名は，本名を用いることとする。ただし，学生が，第6に規定する通称名又は旧姓（以下「通称名等」という。）の使用に係る所属学部等の長の許可を受けた場合については，当該通称名等を用いることとする。
2　学籍上の氏名に用いる本名又は通称名等に機械処理上表記不可能な文字が含まれている場合，表記可能な文字に置き換えることがある。
3　学籍上の性別は，戸籍，旅券，特別永住者証明書又は在留カードに記載された性別とする。
第4　文書等における学生の氏名表記
本学が作成する文書等に記載する学生の氏名は，第7第１項に定める場合を除き，学籍上の氏名を用いる。
第5　氏名の変更
学生は，氏名に変更があった場合は，改姓名届(別紙様式1)に戸籍抄本又は旅券，特別永住者証明書，在留カードその他官公署が発行する証明書の写しを添えて，所属学部等の長に届出を行わなければならない。
第6　通称名等の使用の手続
1　通称名等の使用を希望する学生は，通称名等使用申出書(別紙様式2)により，所属学部等の長に申し出るものとする。なお，入学前に通称名等の使用を申し出た入学予定者については，第6の適用においてはこれを学生とみなすことができる。
2　前項の申出のうち通称名使用の申出については，次の各号に掲げる者に限り行うことができるものとする。この場合において，第2号の事情に基づく申出は，氏名のうち名についてのみ行うことができるものとする。
(1)　旅券又は住民票に通称名が記載されている外国籍の学生
(2)　自認する性に基づく事情がある学生
3　所属学部等の長は，前項第2号に基づく申出があったときには，必要に応じて当該学生と面談を行うことができる。
4　所属学部等の長は，通称名等の使用を認めることが適当でないと判断するに足る特段の事情がない限り，第1項の申出に係る通称名等の使用を許可するものとする。
5　前項の許可をした場合には，通称名等使用許可通知書(別紙様式3)により，当該学生に通知するものとする。
第7　通称名等の使用にあたっての留意事項
1　法令等の定めにより，本名を表記すべきこととされている場合は，通称名等使用許可を得た者についても当該定めに従うこととする。
2　通称名等の使用を認められた学生は，原則として，認められた通称名等のみを使用するものとする。
3　通称名等の使用を認められた学生は，通称名等の使用に際し，本名との相違に関する説明は自己の責任において行わなければならない。
4　通称名の使用を認められた学生は，原則として，他の通称名に変更することはできない。
5　通称名等の使用に伴い生じる学生証の再発行に係る経費は，所属学部等の負担とする。
第8　通称名等の使用の中止
1　通称名等を使用している学生が，使用を中止する場合は，通称名等使用中止申出書(別紙様式4)により，所属学部等の長に申し出なければならない。
2　所属学部等の長は，前項に規定する申出があった場合は，通称名等使用中止通知書(別紙様式5)により，当該学生に通知する。
3　通称名の使用を中止した学生は，原則として，再び第6第1項に基づく通称名使用の申出をすることはできない。
第9　学位記の氏名表記
通称名等を使用している学生が，学位記に本名の併記を希望する場合は，学位記記載氏名併記申出書(別紙様式6)により，所属学部等の長に申し出るものとする。
第10　記録
所属学部等の事務担当者は，通称名等の使用を認められた学生について，第6及び第8に規定する書類等に基づき，学籍に記録するものとする。
第11　離籍後の取扱い
1　卒業，修了，終了，退学又は除籍による離籍後(以下「離籍後」という。)は，学籍上の氏名の変更を認めないものとする。
2　在学時に通称名等を使用していた者(以下「卒業生等」という。)に係る証明書等の氏名は，離籍後も通称名等により取り扱うものとする。ただし，個別の事情により卒業生等に著しく不利益が生じる場合は，所属学部等の長の判断において，本名により取り扱うことを妨げないものとする。
第12　使用の証明
所属学部等の長は，現に通称名等を使用している学生又は使用していた学生，卒業生等から，本学の文書等において通称名等の使用を認められている又は認められていたことの証明の依頼があった場合は，学籍上の氏名に関する証明書(別紙様式7)を交付するものとする。
第13　雑則
この要項に定めるもののほか，本学における学籍上の氏名及び性別の取扱いに関し必要な事項は，別に定める。
附　則
1　この要項は，令和4年4月1日から実施する。
2　この要項の施行の際現に使用が認められている通称名等については，この要項により使用を許可されたものとみなす。