○国立大学法人信州大学法人文書管理規程
| (令和4年3月30日国立大学法人信州大学規程第172号) |
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第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は，公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項の規定に基づき，国立大学法人信州大学(以下「本法人」という。)における法人文書の管理について必要な事項を定める。
(定義)
第2条 この規程における用語の定義は，次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 法人文書 本法人の役員又は職員が職務上作成し，又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって，本法人の役員又は職員が組織的に用いるものとして，本法人が保有しているものをいう。ただし，法第2条第5項各号に掲げるものを除く。
(2) 法人文書ファイル等 本法人における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう，相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。
(3) 国立大学法人信州大学法人文書ファイル管理簿 本法人における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために，法人文書ファイル等の分類，名称，保存期間，保存期間の満了する日，保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(4) 部局等 別表の左欄に掲げる部局等をいう。
[別表]
第2章 管理体制
(総括文書管理者)
第3条 本法人に総括文書管理者を置き，総務担当の理事をもって充てる。
2 総括文書管理者は，次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 国立大学法人信州大学法人文書ファイル管理簿(以下「法人文書ファイル管理簿」という。)及び国立大学法人信州大学法人文書ファイル移管・廃棄簿(以下「移管・廃棄簿」という。)の調製
(2) 法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施
(3) 法人文書の管理に関する研修の実施
(4) 組織の新設及び改廃に伴う必要な措置
(5) この規程及び関連規程等の整備
(6) その他法人文書の管理に関する事務の総括
(副総括文書管理者)
第4条 本法人に副総括文書管理者を置き，総務部長をもって充てる。
2 副総括文書管理者は，前条第2項の各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
(文書管理者及び文書管理担当者)
第5条 本法人が所有する法人文書を管理するため，部局等ごとに文書管理者を置き，別表の右欄に掲げる者をもって充てる。
[別表]
2 本法人における法人文書を円滑に管理するため，部局等ごとに文書管理担当者を置き，文書管理者が指名する者をもって充てる。
3 文書管理者は，部局等における法人文書管理の実施責任者として，次の各号に掲げる業務を行うものとし，文書管理担当者は，文書管理者の業務を補佐するものとする。
(1) 法人文書の保存に関すること。
(2) 法人文書の保存期間が満了した場合における当該文書の取扱いに関すること。
(3) 法人文書ファイル管理簿に関すること。
(4) 法人文書の移管又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)に関すること。
(5) 法人文書の管理状況の点検に関すること。
(6) 法人文書の管理について職員に対し指導すること。
(監査責任者)
第6条 本法人に監査責任者を置き，総務部総務課長をもって充てる。
2 監査責任者は，法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
第3章 役員及び職員の責務
(役員及び職員の責務)
第7条 役員及び職員は，法の趣旨に則り，関連する法令及び規程等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い，法人文書を適正に管理しなければならない。
第4章 作成
(文書主義の原則)
第8条 職員は，文書管理者の指示に従い，法第11条の規定に基づき，法第1条の目的の達成に資するため，本法人における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本法人の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，文書を作成しなければならない。
(法人文書保存期間基準の業務に係る文書の作成)
第9条 別に定める国立大学法人信州大学法人文書保存期間基準(以下「法人文書保存期間基準」という。) に掲げる業務の区分に関する業務については，当該業務の経緯に応じ，法人文書保存期間基準の文書の類型を参酌して，文書を作成するものとする。
2 前条の文書主義の原則に基づき，法人文書保存期間基準に掲げる事項に関する業務に係る立案並びに事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等(以下「打合せ等」という。)の記録については，文書を作成するものとする。
3 歴史的緊急事態(国家又は社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって，社会的な影響が大きく政府全体として対応し，その教訓が将来に生かされるようなもののうち，国民の生命，身体，財産に大規模かつ重大な被害が生じ，又は生じるおそれがある緊急事態をいう。)に政府全体として対応する会議その他の会合については，記録を作成するものとする。
4 法令等の定めにより紙媒体での作成又は保存が義務付けられている場合，電子的管理により業務が非効率となる場合等を除き，電子媒体により作成し，又は取得することを基本とする。
(適切かつ効率的な文書作成)
第10条 文書の作成に当たっては，文書の正確性を確保するため，その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で，文書管理者が確認するものとする。この場合において，文書の作成に関し，部局等の長等上位の職員から指示があった場合は，その指示を行った者の確認も経るものとする。
2 学外者との打合せ等の記録の作成に当たっては，本法人の出席者による確認を経るとともに，可能な限り，当該打合せ等の相手方(以下「相手方」という。)の発言部分等についても，相手方による確認等により，正確性の確保を期するものとする。ただし，相手方の発言部分等について記録を確定し難い場合は，その旨を判別できるように記載するものとする。
3 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式，資料等の情報については，電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
4 文書の作成に当たっては，常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)，現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)，送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により，分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
第5章 整理
(職員の整理義務)
第11条 職員は，次条及び第13条に従い，次の各号に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 作成又は取得した法人文書について分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 前号の法人文書を法人文書ファイルにまとめること。
(3) 前号の法人文書ファイルについて分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(分類及び名称)
第12条 法人文書ファイル等は，法人文書保存期間基準を参酌して分類し，分かりやすい名称を付さなければならない。
(保存期間)
第13条 法人文書の保存期間は，法人文書保存期間基準によるものとする。ただし，これによりがたい場合は，文書管理者が定める保存期間表(別紙様式1)の定めるところによるものとする。
2 文書管理者は，前項ただし書の規定により保存期間表を定め又は改正した場合には，総括文書管理者に報告するとともに，これを公表するものとする。
3 第11条第1号の保存期間の設定については，法人文書保存期間基準に従い，行うものとする。
[第11条第1号]
4 第1項の基準及び前項の保存期間の設定においては，法第2条第6項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては，1年以上の保存期間を定めるものとする。
5 第11条第1号の保存期間の設定においては，法第2条第6項の歴史公文書等に該当しないものであっても，意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については，原則として1年以上の保存期間を定める。
[第11条第1号]
6 第11条第1号の保存期間の設定においては，前2項の規定に該当するものを除き，次の各号に該当する文書について保存期間を1年未満とすることができる。
[第11条第1号]
(1) 別途，正本又は原本が管理されている法人文書の写し
(2) 定型的又は日常的な業務連絡，日程表等
(3) 出版物や公表物を編集した文書
(4) 所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答
(5) 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書
(6) 意思決定の途中段階で作成したもので，当該意思決定に与える影響がないものとして，長期間の保存を要しないと判断される文書
(7) 保存期間を1年未満と設定することが適当なものとして，法人文書保存期間基準の保存期間が1年未満とする文書，第13条第1項ただし書の規定により保存期間が1年未満と定める文書又は業務単位で具体的に定める文書
[第13条第1項]
7 第11条第1号の保存期間の設定においては，通常は1年未満の保存期間を設定する類型の法人文書であっても，重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など，合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については，1年以上の保存期間を設定する。
[第11条第1号]
8 第11条第1号の保存期間の起算日は，法人文書を作成し，又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。
[第11条第1号]
9 第11条第3号の保存期間は，法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
[第11条第3号]
10 第11条第3号の保存期間の起算日は，法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日又はファイル作成日の属する年度の翌々年度の４月１日を起算して第2項の保存期間の満了日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。
[第11条第3号]
11 第3項,第8項及び第9項の規定にかかわらず，文書管理者は，法人文書の適切な管理に資すると認める場合には，法人文書ファイルの保存期間の起算日以後に作成し，又は取得した法人文書であって当該法人文書ファイルに係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて，保存期間を文書作成取得日から当該法人文書ファイルの保存期間の満了する日までとし，当該法人文書ファイルにまとめることができる。
12 第8項及び第10項の規定は，文書作成取得日において保存期間が確定できない法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイル等については，適用しない。
第6章 保存
(法人文書ファイル保存要領)
第14条 総括文書管理者は，法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう，法人文書ファイル保存要領(以下「保存要領」という。)を定めるものとする。
2 保存要領は，次の各号に掲げる事項について定める。
(1) 紙文書の保存場所及び方法
(2) 電子文書の保存場所及び方法
(3) 引継手続
(4) 集中管理の推進に関する方針
(5) その他適切な保存を確保するための措置
(保存)
第15条 文書管理者は，保存要領に基づき，法人文書ファイル等について，当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間，適切に保存しなければならない。ただし，他の文書管理者等に引き継いだ場合は，この限りではない。
2 法人文書については，法令等の定めにより紙媒体での保存が義務付けられている場合，電子的管理により業務が非効率となる場合等を除き，電子媒体により体系的に管理することを基本とする。
第7章 法人文書ファイル管理簿
(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)
第16条 総括文書管理者は，本法人の法人文書ファイル管理簿(別紙様式2)について，公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「施行令」という。)第15条の規定に基づき作成し，調製するものとする。
2 法人文書ファイル管理簿は，総務部総務課に備えて一般の閲覧に供するとともに，インターネットで公表しなければならない。
3 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を変更した場合には，当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
(法人文書ファイル管理簿への記載)
第17条 文書管理者は，少なくとも毎年度1回，管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について，施行令第15条第1項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
2 前項の記載に当たっては，独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「独立行政法人等情報公開法」という。」)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には，当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
3 文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，独立行政法人国立公文書館等に移管し，又は廃棄した場合は，当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに，その名称，移管日，廃棄日等について，移管・廃棄簿(別紙様式3)に記載しなければならない。
第8章 保存期間の延長，移管，廃棄
(保存期間が満了したときの措置)
第18条 文書管理者は，法人文書ファイル等について，法人文書保存期間基準及び保存期間表に基づき，保存期間の満了前のできる限り早い時期に，保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
2 文書管理者は，前条第1項の法人文書ファイル等については，総括文書管理者の同意を得た上で，前項の措置を定めるものとする。
3 総括文書管理者は，前項の同意に当たっては，必要に応じ，独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
(移管又は廃棄)
第19条 文書管理者は，総括文書管理者の指示に従い，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，前条第1項の規定に基づき，独立行政法人国立公文書館に移管し，又は廃棄しなければならない。
2 文書管理者は，保存期間を1年未満とする法人文書ファイル等であって，第13条第6項各号に該当しないものについて，保存期間が満了し，廃棄しようとするときは，第13条第4項，第5項及び第7項に該当しないかを確認した上で，廃棄する。この場合，本法人は，あらかじめ定めた一定の期間の中で，本項に基づき，どのような類型の法人文書ファイル等についていつ廃棄したのかを記録し，当該期間終了後速やかに一括して公表する。
3 文書管理者は，第1項の規定により移管する法人文書ファイル等に，法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして本法人において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には，総括文書管理者の同意を得た上で，独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。この場合において，文書管理者は，利用制限を行うべき箇所及びその理由について，具体的に記載するものとする。
(保存期間の延長)
第20条 文書管理者は，次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は，当該法人文書ファイル等の区分に応じ，それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間，当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において，一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは，それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間，保存しなければならない。
(1) 現に監査，検査等の対象になっているもの 当該監査，検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 開示請求があったもの 独立行政法人等情報公開法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
2 文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル簿について，その職務の遂行上必要があると認めるときには，一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
3 文書管理者は，前項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は，延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
第9章 点検，監査及び管理状況の報告等
(点検及び監査)
第21条 文書管理者は，法人文書の管理状況について，毎年度1回，点検を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 監査責任者は，法人文書の管理状況について，毎年度1回，監査を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3 総括文書管理者は，点検又は監査の結果等を踏まえ，法人文書の管理について必要な措置を講じるものとする。
(紛失等への対応)
第22条 文書管理者は，法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は，直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文書管理者は，前項の報告を受けたときは，速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるとともに，事案の内容，影響等に応じて，学長に報告し，公表等の措置を講ずるものとする。
(管理状況の報告等)
第23条 総括文書管理者は，法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について，毎年度，内閣府に報告するものとする。
第10章 研修
(研修の実施)
第24条 総括文書管理者は，職員に対し，法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ，及び向上させるために必要な研修を行うものとする。
2 総括文書管理者は，各職員が少なくとも毎年度1回，研修を受けられる環境を提供しなければならない。
3 文書管理者は，各職員の受講状況について，総括文書管理者に報告しなければならない。
(研修への参加)
第25条 文書管理者は，総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
2 職員は，適切な時期に研修を受講しなければならない。
第11章 雑則
(雑則)
第26条 この規程に関し必要な事項は，総務担当の理事が別に定める。
附 則
1 この規程は，令和4年4月1日から施行する。
2 国立大学法人信州大学法人文書管理規則(平成23年国立大学法人信州大学規則第8号)は，廃止する。
附 則(令和4年9月30日令和4年度規程第44号)
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この規程は，令和4年10月1日から施行する。
附 則(令和5年2月28日令和4年度規程第108号)
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この規程は，令和5年3月1日から施行する。
附 則(令和5年3月29日令和4年度規程第200号)
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この規程は，令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和6年5月28日令和6年度規程第17号)
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この規程は，令和6年5月29日から施行し，令和6年4月1日から適用する。ただし，別表のアクア・リジェネレーション機構に係る改正規定については，令和6年3月26日から適用する。
附 則(令和7年3月31日令和6年度規程第234号)
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この規程は，令和7年4月1日から施行する。
附 則(令和7年6月26日令和7年度規程第24号)
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この規程は，令和7年6月27日から施行する。
別表(第2条，第5条関係)
| 部局等 | 文書管理者 |
| アドミニストレーション本部 | 学長府長 |
| 学部(医学部附属病院を除く。) | 事務長又は事務部長 |
| 大学院の研究科 | 当該研究科の事務を所掌する事務部等の課長，事務長又は事務部長 |
| 学術研究院 | 総務部総務課長(内部部局の他の部署が所管するものを除く。) |
| 学術研究院の学系 | 当該学系の事務を所掌する事務執行組織の事務長，事務部長又は課長 |
| アクア・リジェネレーション機構 | 研究推進部大型研究推進課長 |
| 先鋭領域融合研究群 | 研究推進部研究支援課長 |
| 先鋭領域融合研究群の各研究所 | 当該研究所の事務を所掌する学部の事務部の事務長又は事務部長 |
| 先鋭領域融合研究群の各拠点 | 当該拠点の事務を所掌する学部の事務部の事務長又は事務部長 |
| 社会実装研究クラスターの各研究所 | 当該研究所の事務を所掌する学部の事務部の事務長又は事務部長 |
| 社会実装研究クラスターの研究拠点 | 当該研究拠点の事務を所掌する学部の事務部の事務長又は事務部長 |
| 社会実装研究クラスターのセンター | 当該センターの事務を所掌する学部の事務部の事務長又は事務部長 |
| 附属図書館 | 事務長 |
| 総合健康安全センター | センターの事務を所掌する事務室等の副課長，専門員，主査又は専門職員 |
| DE&I推進センター | 総務部人事課長 |
| 医学部附属病院 | 事務部長 |
| 共創研究クラスター及び各共創研究所 | 研究推進部大型研究推進課長 |
| 各機構 | 当該機構の事務を所掌する内部部局若しくは学部の事務部等の課長，事務長，事務部長，副課長，副事務長，専門員，主査又は専門職員 |
| 各機構の各センター等 | 当該センター等の事務を所掌する内部部局若しくは学部の事務部等の課長，事務長，事務部長，副課長，副事務長，専門員，主査又は専門職員 |
| 統合技術院 | 事務を所掌する内部部局若しくは学部の事務部等の課長，事務長，事務部長，副課長，副事務長，専門員，主査又は専門職員 |
| 内部部局(内部監査室，学長府，総務部，財務部，学務部，研究推進部，国際部及び環境施設部) | 内部部局の長又は課長 |
別紙様式1(第13条第1項関係)
保存期間表
別紙様式2(第16条第1項関係)
国立大学法人信州大学法人文書ファイル管理簿
別紙様式3(第17条第3項関係)
国立大学法人信州大学法人文書ファイル移管・廃棄簿